Systeem - Inrichting: Onderhouden condities
[ Systeem: Inrichting, Werkstroom, Onderhoud ]
Introductie
Condities maken het mogelijk om goedkeuring toe te voegen aan entiteiten die dit ondersteunen. Dit kan het fiatteren van boekingen zijn, een betaalbestand maar ook het aanmaken of wijzigen van stamgegevens.
Zowel wanneer de conditie van toepassing is (voorwaarde) als welke gebruiker (gebruikers-id (expressie) mag fiatteren kan middels formules worden aangegeven. Bij het aanmaken van een entiteit zullen de geldende condities leiden tot het aanmaken van taken die door de verantwoordelijke gebruikers goedgekeurd kunnen worden. De entiteit doorloopt een aantal statussen:
- open
- gedeeltelijk goedgekeurd
- goedgekeurd
Als een entiteit de status open of gedeeltelijk goedgekeurd heeft kan deze niet worden onderhouden.
Wanneer een stamgegeven nog niet is goedgekeurd kan deze niet gebruikt worden bij nieuwe invoer maar ook reeds ingevoerde gegevens kunnen niet verder verwerkt worden. Stel dat het wijzigen van een bankrekening bij een crediteur goedgekeurd moet worden. Er is reeds een boeking ingevoerd en de bankrekening wordt gewijzigd. Deze boeking kan niet verwerkt worden en de openstaande post niet betaald totdat er gefiatteerd is..
Als een entiteit wordt verworpen kan een reden opgegegeven worden. Deze reden zal bij het opnieuw openen van de entiteit getoond worden zodat aan de hand van de reden een aanpassing in de entiteit doorgevoerd kan worden. Na het opnieuw bewaren zal opnieuw gefiatteerd dan wel verworpen moeten worden.
Het fiatteren danwel verwerpen kan batch gewijs in de menupaden [Systeem: Apllicatie, Werkstroom, Fiatteren] en [Systeem: Apllicatie, Werkstroom, Verwerpen].
Een andere mogelijkheid om te fiatteren/verwerpen is vanuit een overzicht van de entiteit. Daar kan per regel, met de rechter muisknop een context menu geopend worden waar het fiatteren, verwerpen (en bewerken) gekozen kan worden. Bij de keuze van verwerpen wordt een notitieveld geopend waarin de reden van verwerpen ingegeven kan worden. De reden zal bij het opnieuw openen van de entiteit getoond worden.
Er kan in de overzichten een speciaal rapport gebouwd worden waarin ook de status van de entiteit is opgenomen.
Uitleg van de velden
Tabel-ID
Selecteer de tabel waarvoor een conditie moet worden aangemaakt.
Type Programma
Dit veld is voor alle tabellen voorgevuld met ''Goedkeuren'. Wanneer de tabel ID 'Boekingen' geslecteerd is kan in dit veld ook gekozen worden voor 'Goedkeuren verwijdering'. Deze waarde wordt gebruikt als het verwijderen van boekingen gefiatteerd moet worden.
Conditie-ID
Geef een nieuw nummer in of selecteer een bestaande.
Omschrijving
Geef een omschrijving in van de conditie
Tabblad – Algemeen
Administratie
Geef aan voor welke administratie deze conditie geldt. Indien u het administratienummer leeg laat dan gelden deze conditie voor alle administraties.
Voorwaarde
Geef aan onder welke voorwaarde deze conditie geldt. U kunt hier een logische expressie ingeven (deze moet true / false opleveren). Als u dit veld leeg laat dan is deze conditie altijd van toepassing.
Voorbeeld bij de tabel 'Financiele boeking': AND ('Amount:_DC' > 1000, 'Journal' = 60)
Fiatteurs
Geef aan hoeveel fiatteurs er minimaal moeten hebben goedgekeurd. Indien u dit veld leeg laat dan moeten alle fiatteurs de taak goedkeuren.
Aanmaken: Taken
Deze optie is alleen beschikbaar indien de conditie voor een specifieke administratie is en de entiteit nog geen goedkeuringsfunctioniliteit had. Bij het aanmaken van de conditie zullen dan taken worden aangemaakt voor alle entiteiten waarvoor nog geen taak bestaat.
Invoermatrix
Door middel van de knop 'Toevoegen' kunt u een regel toevoegen, door middel van de knop 'Verwijder' kunt u een regel verwijderen.
Conditiegebruiker-ID
Dit veld wordt automatisch genummerd en kan niet gewijzigd worden.
Omschrijving
Hier kunt u een omschrijving meegegeven voor de regel.
Administratie
Indien u het algemene administratienummer heeft leeggelaten dan kunt u hier aangeven voor welke administratie deze regel gebruikt moet worden. Indien u dit administratienummer leeg laat dan geldt deze regel voor alle administraties.
Gebruikers-ID (Expressie)
Hier kunt u een formule ingeven (die een tekenreeks retourneert) die bepaalt welk gebruikers-id moet goedkeuren. Dit kan een constante zijn zoals "SUPER" maar ook een formule op basis van de entiteit, bijvoorbeeld 'Factuurhouder' bij inkomende facturen.
Als er meerdere fiatteurs zijn moet per fiatteur een regel aangemaakt worden.
Tabblad – Documenten
Koppel de gewenste documentatie. Om een document te koppelen kiest u voor de knop 'Toevoegen'. Zie ook: [Documenten Koppelen].
Gerelateerde onderwerpen
Exact Financials >
Systeem > Inrichting >
Werkstroom > Onderhoud
| Main Category: |
Attachments & notes |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
|
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
|
Document ID: |
27.155.688 |
| Assortment: |
Exact Financials
|
Date: |
15-11-2023 |
| Release: |
7.21 |
Attachment: |
|
| Disclaimer |